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Vertragsprüfung

Begriffsdefinitionen:

Ziel u. Zweck:
Die Überprüfung der Fähigkeit zur Vertragserfüllung im Unternehmen, die Beteiligung der einzelnen Abteilungen und die Kommunikation mit dem Kunden. Weiters sind die vom Kunden spezifizierten bzw. erwarteten Qualitätsforderungen festzustellen. Dazu gehören auch Bearbeitung von abweichenden Forderungen an den Vertrag (nach WITTIG [3]).

Kundenanfragen
Vertragliche Situation als Zulieferant
Vertragliche Situation bei Fremdfertigungen
Vertrags-/Angebotsänderungen
Aufzeichnungen

Kundenanfragen

- Prüfung auf Machbarkeit und Herstellbarkeit (Notwendiges Knowhow, Qualität und Kapazitäten der Fertigungseinrichtungen, Terminsituation usw.)
- Erstellung eines Angebots
- Offertfreigabe (interne Freigabe des Angebots (Unterschriftenregelung)
- Bestelleingang, Auftragseingang
- Nochmalige Prüfung der Bestellung auf Konformität mit dem Angebot
- Bestätigung des Bestelleinganges, Vertragsabschluss

Prüfung vor Angebotslegung bei Kundenaufträgen:

Ganz allgemein kann gesagt werden, daß die Auftragsprüfung im Falle von Auftragsfertigungen (z.B. kundenspezifischer Anlagenbau, Großmaschinenbau, Handwerk usw.) ganz besonders wichtig ist. Bei der Vertrags-/Anbots-/Auftragsprüfung handelt es sich neben der Vollständigkeitsüberprüfung der übergebenen Spezifikationen auch um eine Überprüfung der zugrundegelegten Normen (die österreichischen ÖNORMEN und die DIN-NORMEN sind weitgehend abgeglichen; die übrigen Länder haben davon mehr oder weniger abweichende Normen; die angelsächsischen Länder wiederum benützen nicht das metrische Maßsystem). Die Harmonisierungsdokumente der EU werden hier hoffentlich eine Besserung bringen. Weiters geht es um die Überprüfung der Herstellbarkeit und auch Prüfbarkeit eines bestimmten Produktes auf einem bestehenden oder neu zu entwickelnden Herstellungsprozeß. Ebenfalls wird überprüft, ob der Auftrag auf bestehenden oder erst anzuschaffenden Fertigungseinrichtungen und Prüfeinrichtungen gefertigt und geprüft werden kann. Eine solche Überprüfung ist sowohl bei Anboten bzw. Auftragseingängen für Standardprodukte oder Katalogware notwendig als auch umsomehr bei kundenspezifischen Aufträgen z.B. im Anlagenbau oder bei Großmaschinen mit ganz bestimmten, kundenspezifisch definierten Eigenschaften. Als ein Beispiel für kundenspezifische Aufträge kann die Bestellung einer Großmaschine gelten, wo zur Angebotslegung zuerst einmal geprüft werden muss, ob die vom Kunden gewünschte Anlage technisch möglich und mit den Möglichkeiten der Firma gefertigt werden kann. Zuletzt, aber aus kaufmännischer Sicht für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens besonders wichtig ist die Überprüfung der Kosten und des Anbotspreises. Sich häufig wiederholende, ähnliche Aufträge erfordern einen entsprechend geringeren Überpüfungsaufwand als erstmalige Aufträge für neue Produkte, Verfahren, Methoden, Dienstleistungen oder Tätigkeiten.

Eine derartige Überprüfung ist sehr umfassend anzusehen und geschieht nicht ausschließlich nur an der Schnittstelle Vetriebsabteilung-Kunde in Form einer Vertrags- oder Anbotsüberprüfung. Darüberhinausgehend sind die Elemente einer Vertragsprüfung (dann allerdings wird diese anders genannt) auch fertigungsintern in sämtlichen Fällen durchzuführen, egal ob es sich um ein neu entwickeltes oder umentwickeltes Produkt, eine Produktvariante oder ein spezielles Anbot (z.B. eine kundenspezifische Auftragsfertigung) handelt.

Vertragliche Situation als Zulieferant

Zulieferbetriebe ohne eigene Entwicklung: Bei typischen Zulieferbetrieben ohne eigene Fertigung ist das QM-Element "Vertragsprüfung" von großer Wichtigkeit. In diesem Falle liegt in den meisten Fällen eine vertragsmäßig geregelte Situation vor. In diesem Falle, wo die Entwicklung "außerhalb" liegt, sind die Möglichkeiten der eigenen Fertigung sowie des eigenen Know-how's ganz besonders zu prüfen, um nicht Aufträge hereinzunehmen, bei denen man nur draufzahlt oder die man nicht auftragskonform erfüllen kann oder wo eine Menge Nacharbeit erforderlich ist. In diesem Falle ist eine ausreichende Spezifizierung der Zulieferteile besonders wichtig.

Hinweis 1: Ein Fremdauftrag unterscheidet sich von einer Eigentwicklung nur darin, daß die Produktentwicklung nicht im eigenen Hause erfolgt. Aber auch bei Fremdaufträgen (wenn die Fremdentwicklung beim Kunden erfolgt) geht der Trend hin zu Systemfertigung mit gemeinsamer Entwicklungstätigkeit mit dem Kunden, welche ebenfalls vertraglich abzusichern ist (Vertragsprüfung). Die weitere Vorgangsweise, bestehend aus Prozeßentwicklung sowie Bereitstellung geeigneter Fertigungseinrichtungen (ISO 9001:1994 Kap. 4.9 "Prozeßlenkung") und die Prüfentwicklung (ISO 9001:1994 Kap. 4.10 " Prüfen") läuft für Fremdaufträge und Auftrag mit Eigenentwicklung vollkommen analog ab. Das bedeutet, daß auch für Fremdaufträge alle weiteren Kapitel, insbesondere aber die zuvor zitierten, Gültigkeit haben.

Hinweis 2: Im öffentlichen und öffentlichkeitsnahen Bereich ist es üblich, Angebote und Pflichtenhefte sehr genau abzustimmen und mit mehreren potentiellen Lieferanten Vorgespräche bzw. Vergabegespräche zu führen. Die formale Vorgangsweise wird dabei in der ÖNORM A 2050 festgelegt (vergl. hierzu ISO 9001:1994 Punkt 4.6 "Beschaffung").

Hinweis 3: Eine terminliche und kapazitätsmäßige Überprüfung eines neuen Auftrages gehört unabhängig von einer QM-Betrachtung zu den kaufmännischen Gebarungen eines jeden Unternehmens, sodass hierauf nicht eingegangen werden muss.

Vertragliche Situation bei Fremdfertigungen

Auftragsfertigung für Fremde:

Auch in Betrieben mit eigener Entwicklungsabteilung können Fremdaufträge zur besseren Fertigungsauslastung hereingenommen werden oder diese Möglichkeit ist zumindest vorzusehen. Für diese Produkte stellt dann ein solcher Betrieb einen reinen Zulieferbetrieb dar und ist somit hinsichtlich der Vertragsprüfung auch gleich wie ein solcher zu behandeln.

Vertrags-/Angebotsänderungen

Forderungen der Norm: Der Lieferant muss feststellen, wie eine Vertragsänderung durchgeführt und korrekt an die betroffenen Funktionen in der Organisation des Lieferanten weitergegeben ist [ISO 9001:1994 Pkt. 4.3.3]

Anmerkung: Dieser Punkt ist in der aktuellen Ausgabe der ISO 9001 : 1994 erstmals neu aufgenommen worden.

In den Verträgen muss auch die Möglichkeit von Vertragsänderungen berücksichtigt sein. Insbesondere muss auch klar geregelt sein, welche Vorgangsweise zu wählen ist, falls einmal "eingefrorene" Prozesse aus irgend einem Grund, und sei es nur zur Fertigungsoptimierung, geändert werden sollen. Es gibt Kunden mit besonders kritischen Anwendungen, welche bei Änderungen entweder vorher eine Kundenzustimmung oder zumindest nachher eine Kundeninformation verlangen.

Aufzeichnungen über Vertragsprüfungen

Verfahren zur Vertragsüberprüfung sind festzulegen, zu koordinieren, zu dokumentieren und zu archivieren. Dazu gehören auch die Bearbeitung von abweichenden Forderungen an den Vertrag, die Überprüfung der Fähigkeit zur Vertragserfüllung im Unternehmen, die Beteiligung der einzelnen Abteilungen und die Kommunikation mit dem Kunden (WITTIG [3] S.53).

Forderungen der Norm: Aufzeichnungen über Vertragsprüfungen müssen aufbewahrt werden. Anmerkung: Kommunikationswege und Schnittstellen mit der Organisation des Kunden in Angelegenheiten dieses Vertrages sollten festgelegt werden.[ISO 9001:1994 Pkt. 4.3.4].

Entsprechende Aufzeichnungen über solche Vertragsüberprüfungen müssen aufbewahrt werden. Nähere Angaben z.B. bzgl. Aufbewahrungsfristen u.a. siehe Kap. 4.16 "Qualitätsaufzeichnungen". Bei kritischen Kunden/-anwendungen müssen vor Vertragsabschluß noch Qualifikationstests bestanden werden, worüber ebenfalls Aufzeichnungen zu führen sind.

mögliche Risiken durch mangelhafte Vertragsprüfung

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Literaturhinweise

  1. Danzer, H.H.: "Qualitätsmanagement im Verdrängungswettbewerb" TAW-Verlag Wuppertal ISBN 3-930526-01-8 und Verlag Industrielle Organisation Zürich 1995 ISBN 3-85743-979-3
  2. Popp, K.:"Die Qualitätssicherungsvereinbarung; Fehler und Fallen in ship-to-stock- und just-in-time-Verträgen",Carl Hanser Verlag München, Wien, 1992
  3. Wittig, K.J.:"Qualitätsmanagement in der Praxis; DIN-ISO 9000, Lean Production, Total Quality Management, Einführung eines QM-Systems im Unternehmen", B.G.Teubner Verlag Stuttgart