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Ziel:
Bestellunterlagen müssen ausreichend sein
Querverweis: "Prozesslenkung- Designvorgaben für Zukauf-,material, -teile, -produkte
Beschaffungsangaben sind vor der Weitergabe an den Lieferanten bezüglich eindeutiger Produkt- und Dienstleistungsmerkmale zu überprüfen und freizugeben (WITTIG [3] S.65).
Die Beschaffungsunterlagen (Spezifikationen, Unterlagen usw.) müssen den zu beschaffenden Gegenstand verständlich, vollständig und richtig beschreiben.Diese Spezifikationen sind zu prüfen und freizugeben. In technischen Lieferbedingungen oder Qualitätssicherungsvereinbarungen sind die Rahmenbedingungen wie z.B. die Möglichkeiten laufender Überwachung zu regeln (DGQ [2] S.30).
Der gesamte Beschaffungsvorgang soll in Verfahrensanweisungen festgelegt und beschrieben werden, wobei der Umfang entsprechend der ermittelten Prioritätszahl gewählt werden soll. Je nachdem, ob es sich um Norm oder Sonder Materialien, Stoffe, Hilfsstoffe usw. handelt, ist der Aufwand für Spezifikationen und Zeichnungen unterschiedlich.
Es sollen geeignete Verfahren entwickelt werden um durch den Einkauf sicherzustellen, dass die Forderungen an die Zulieferanten (Beschaffungsdokumente, Spezifikationen, Zeichnungen und Einkaufsbestellungen) klar festgelegt (spezifiziert), übermittelt und vom Lieferanten verstanden werden. Überprüfung und Freigabe der Beschaffungsdokumente auf (Richtigkeit) und Angemessenheit der festgelegten Forderungen Verfahrensanweisungen für die Erstellung der Spezifikationen, für Zeichnungen und Einkaufsbestellungen, Besprechungen zwischen Verkäufer und Einkäufer usw.
Teile, Stoffe, Materialien usw. müssen genauestens spezifiziert werden. Die Qualität der Beschaffungsdokumente beeinflußt die Zulieferqualität maßgeblich. Besonders kritisch wirkt sich das in jenen Fällen aus, wo sich Fehler der Materialien, Teile usw. auf die Produkteigenschaften stark auswirken.
Die Designabteilung hat hierfür geeignete Maßzeichnungen, Spezifikationen für Stoffe und Materialien zu erstellen. Weiters sind entsprechende Maßnahmen zur eindeutigen Identifizierung sowie Getrennthaltung (Lagerhaltung) der einzelnen Spezifikations-, Auftrags- und Produktnummern zu halten. Zur Vermeidung von Verwechslungen soll jedem Teil mit eigener Zeichnung, Materialien und Stoffen mit verschiedenen Spezifikationen gesonderte Identifikationsnummern vergeben werden. Unter besonderer Berücksichtigung der:
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Im Falle von Nicht- Normmaterialien, Teilen usw. (S) ist hingegen die Entwicklung gefordert, Materialien, Teile usw. ausreichend zu spezifizieren und entsprechende Zeichnungen anzufertigen (Vergl. ISO 9004, 8.2.2).
Wesentlich ist, dass zur ordnungsgemäßen Ausstellung der Beschaffungsdokumente von der Entwicklung (oder vom technischen Einkäufer) ausreichende Spezifikationen der zu beschaffenden Produkte oder Materialien erstellt werden
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