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BESCHAFFUNGSVERFAHREN

Ziel u. Zweck: Die Sicherstellung der Beschaffungsqualität durch die Erstellung der für den Beschaffungsvorgang erforderlichen Verfahrensanweisungen. ??Organisation der Beschaffung planen und lenken, um sicherzustellen, dass nur die im Vertrag festgelegten Produkte, Bau-, Bauhilfs- und Betriebsstoffe sowie Dienst- und Nachunternehmerleistungen beschafft werden, die die geforderten Qualitätsansprüche erfüllen. Die Beschaffung hat qualitative Produkte zu beschaffen, die Sicherung der vorgegebenen Qualität mit möglichst geringen Kosten sicherzustellen und das Unternehmen vor fehlerhaften Zulieferteilen (-materialien, Stoffen, Dienstleistungen) zu schützen. Dieses Ziel läßt sich erreichen durch vollständige und überprüfte Einkaufspezifikation, durch eine Lieferantenauswahl inklusive Audit, durch ein Lieferantenbewertungssystem und durch Eingangsprüfungen ([1] S.66).


Querverweis:

Mit einzubeziehen sind

Begriffsdefinitionen

Lieferant:

nach ISO 8402: [ISO 9000-1 Anhang A.11]: "Organisation, die dem Kunden ein Produkt bereitstellt".

Anmerkungen:

Zulieferprodukte

Unter dem Begriff "Zulieferprodukte" sollen in diesem Kapitel alle denkbaren Arten von Zulieferungen verstanden werden wie z.B.

  • Zuliefermaterialien
  • Zulieferteile
  • Zulieferung von Halbfertigprodukten oder Komponenten
  • zugekaufte Hilfsstoffe und Hilfsmaterialien
  • zugekaufte Dienstleistungen
  • usw.

Im gesamten ISO 9001-Kapitel 4.6 "Beschaffung" werden in den Texten der ISO 9000 Norm die Begriffe "Lieferant" und "Unterlieferant" verwendet. Im Rahmen dieser Arbeit sollen dafür die Begriffe " (Ein-)Käufer" und "Zulieferant" verwendet werden.

Allgemeines: Zugekaufte Materialien, Komponenten und Baugruppen werden Bestandteil der Produkte Ihres Unternehmens und beeinflussen direkt die Qualität dieser Produkte. Dasselbe gilt für zugekaufte Dienstleistungen. In diesem Zusammenhang von besonderer Bedeutung ist die Frage nach der richtigen Fertigungstiefe. Alle Teile, Stoffe, Materialien usw, welche nicht selbst produziert werden, müssen zugekauft, also "beschafft" werden.

Material

Man unterscheidet

  • Normmaterial
  • Nichtnormmaterial

Produkthaftung

Seit dem 1.1.1990 gilt in Deutschland das Produkthaftungsgesetz, welches insbesondere die Haftung bei Zukaufteilen so regelt, dass der Endhersteller eines Produktes auch für alle Zukaufteile haftet, als ob er sie selbst hergestellt hätte ([2], S.15).

Beschaffungspolitik für technische Produkte

Das Beschaffungswesen in technisch orientierten Unternehmungen, also jenen Unternehmen, wo Techniker und Ingenieure einen gewichtigen Teil der Beschaffungsverantwortung tragen, hat sich in den letzten 50 Jahren von einer "Versorgung um jeden Preis" der Nachkriegsjahre bis hin zu einer modernen Beschaffungspolitik gewandelt. Während auf der Absatzseite das Marketing seit vielen Jahren etabliert ist, ist auf der anderen Seite ein Beschaffungsmarketing am Beschaffungsmarkt noch relativ neu (SCHILLING [3]).

Beschaffungsmarketing

Beschaffungsmarketing bedeutet ein aktives Vorgehen im Sinne einer Beeinflussung und Nutzbarmachung aller Beschaffungsmärkte. Es muss ein aktives Beschaffungsverhalten intern und extern entwickelt werden. Die Beschaffungs-Marktforschung (analog zur Absatz- Marktforschung) als Teil des Beschaffungsmarketings erfaßt sowohl Marktdaten als auch Lieferanteninformationen. Bei den Marktdaten geht es um die Erkundung der Marktstruktur von Angebot und Nachfrage. Z.B. kann in einem kartellmäßig organisierten Angebotsmarkt ein schwacher Nachfragemarkt mit vielen einzelnen Nachfragern gegenüberstehen oder aber ebenfalls organisierte Einkäufergruppen. Ein Beispiel hierfür bilden die Energieunternehmen. Es geht hierbei darum, die eigene Marktstärke zu ermitteln. Andererseits ist aber auch von Bedeutung, die Marktstärke des Anbieters genau zu kennen. Weitere relevante Marktdaten wie die Konjukturlage, Wirtschaftswachstum, Wachstum des Marktvolumens, Marktanteile der Marktanbieter können von Nutzen sein. Auf der Lieferantenseite sind wichtige Zusatzinformationen dessen Leistungsfähigkeit, Marktanteil, Kapazitätsauslastung sowie Gewinnsituation. In vielen Branchen entwickeln sich die Märkte heute zu reinen Verdrängungsmärkten mit vielen Anbietern. Der freie Wettbewerb wurde auch durch Abkommen über den internationalen Freihandel stark gefördert. Die moderne Beschaffungspolitik umfaßt formulierte Beschaffungsziele und Beschaffungsgrundsätze und definiert die Beschaffungsorganisation (insbesondere die Schnittstellen zwischen technischen/ kaufmännischen Abteilungen). Beschaffungsziele können beispielsweise auch technologische kommerzielle (z.B. Kostenziele), logistische, ökologische u. andere Zielsetzungen beinhalten. Technologische Zielsetzungen können beispielsweise die Zielrichtung des "so gut wie nötig" oder des "so gut wie möglich" beinhalten. Modernes Beschaffungsmarketing bedeutet auch ein gemeinsames Auftreten aller Beschaffungsverantwortlichen auf den Beschaffungsmärkten. Im Gegensatz dazu praktizierten in der Vergangenheit unterschiedliche Einkäufer einer Firma unterschiedliches Verhalten auf dem Beschaffungsmarkt (SCHILLING [3]).

Spannungsfeld Einkaufsabteilung/ Technische Einkäufer

In allen technisch orientierten Unternehmen gibt es dieses Spannungsfeld zwischen einer meist von Kaufleuten bestimmten Einkaufsabteilung und den technischen Einkäufern, welche bei der Beschaffung technisch sensibler Zukaufprodukte oder fertigungsanlagen miteingeschaltet werden. Standardprodukte werden hingegen meist direkt durch den Einkauf abgewickelt.

Ausschreibungen und Auftragsvergaben in öffentlichen und öffentlichkeitsnahen Unternehmen

Im öffentlichen oder öffentlichkeitsnahen Wirtschaftsbereich gelten sehr detaillierte Bestimmungen darüber, wie Ausschreibungen einerseits und Auftragsvergaben (Bestellungen) inklusive der Preisverhandlungen zu erfolgen haben. Ohne hier näher ins Detail zu gehen, wird an dieser Stelle lediglich auszugsweise auf einige einschlägige Bestimmungen verwiesen (für Österreich):

  • ÖNORM A 2050 Vergabe von Aufträgen und Leistungen,Ausschreibung, Angebot und ZuschlagVerfahrensnorm
  • ÖNORM B 2063 Ausschreibung, Angebot und Zuschlag unter Berücksichtigung automationsgestützter Verfahren- Verfahrensnorm
  • ÖNORM A 2060 Allgemeine Vertragsbestimmungen für Leistungen
  • ÖNORM A 2061 Allgemeine Vertragsbestimmungen für Bauleistungen- Verfahrensnorm
  • ÖNORM B 2110 Allgemeine Vertragsbestimmungen für Bauleistungen- Werkvertragsnorm
  • In den zitierten öffentlichen und öffentlichkeitsnahen Bereichen muss die Vergabe von Aufträgen und Leistungen (die Beschaffung), Ausschreibung, Angebot und Zuschlag nach den zitierten Verfahren erfolgen.

    Single Sourcing, Fertigungstiefe und Just-In-Time- Lieferungen

    Auch in der Kraftfahrzeugindustrie führt der harte Wettbewerb zu besonders intensiven Bindungen zwischen Lieferant und Kunden. Die von WEBER [1] aufgezeigten Strategien zur Verbesserung der Wettbewerbsituation in der Automobilindustrie berühren nachhaltig die Beziehungen zwischen Automobilherstellern und Zulieferanten. Generell bestimmen drei Schwerpunkte die Beziehungen:

    • Single Sourcing,
    • Verringerung der Fertigungstiefe der Automobilhersteller,
      hauptsächlich zugunsten der Beschaffung von Baugruppen und Systemen und
    • Just-In-Time- Lieferungen.

    Das deutliche Bestreben von Seiten der Hersteller, von der bisherigen Praxis abzurücken, zwei oder mehrere Zulieferanten je Komponente zu beauftragen, kann für einen Lieferanten zu folgendem Verdrängungsprozess führen:

    • Verbleib als direkter Zulieferer
    • Tätigkeit als Sublieferant, wobei mittelfristig der Kontakt zum Automobilhersteller verloren gehen wird
    • Ausscheiden aus dem Wettbewerb

    An die verbleibenden direkten Zulieferanten werden gesteigerte Anforderungen gestellt, und zwar in allen Bereichen ihrer Leistung von der Produktfindung bis hin zu kompletten Systemlieferungen. Bereits seit Jahren ist eine Verschiebung des Know-hows zwischen Automobilherstellern und Zulieferanten zu beobachten. Dabei ist das Innovationspotenzial der Zulieferindustrie international stark angestiegen. Bei Spezialkomponenten (beispielsweise elektronisches Kfz-Zubehör, Kunststoffe, Textilien, Glas usw. ist teilweise bei den Zulieferern ein Know-how-Vorsprung gegenüber den Automobilherstellern vorhanden, welche den Zulieferanten für den Atomobilhersteller unentbehrlich machen und beide eng aneinander bindet. Der Trend zu immer komplexeren Komponenten kann mit zwei Phänomenen begründet werden:

  • Der Automobilhersteller beherrscht entweder die notwendige Technologie nicht oder
  • Der Hersteller beherrscht zwar die Technologie, verlagert aber aus wirtschaftlichen Überlegungen

    So betont der Einkaufsvorstand von Ford 1990: "Der Wahn, alles selbst zu können, muss einem tiefen Vertrauen zum Lieferanten weichen. Das bedeutet Einbeziehung in die F u E." [1]. Je nach Ausprägung der Zusammenarbeit mit einem Hersteller ergibt sich für den Zulieferanten eine mehr oder weniger deutliche Konzentration auf ein Marktsegment, wodurch sich die Abhängigkeit von der Entwicklung eines bestimmten Marktes verstärkt. Dieser gegenseitigen Abhängigkeit steht allerdings die Verminderung des Aufwandes für die Beschaffung bzw. Absatz positiv gegenüber. Mit der Verstärkung der Bindung gewinnen neben dem Preis auch die Lieferkriterien Qualität, Zuverlässigkeit und Service an Bedeutung. Generell wird die Bedeutung der Qualität zunehmen, da Just in time- Lieferungen gegenüber Qualitätsmängeln äußerst empfindlich sind. Als Beispiel sei hier die strenge Richtlinie Q-101 von der Fa. Ford genannt, mit der Lieferanten und Lieferungen beurteilt werden. Nur Q1 -Lieferanten können mit längerfristigen Verträgen bie zu fünf Jahren rechnen (WEBER [1]).

    Erstbemusterungen

    Die Qualität von Zulieferteilen ist auch unter dem Gesichtspunkt gestiegener Produkthaftungsforderungen zu betrachten. Der Autokäufer unterscheidet im Schadensfalle beispielsweise nicht zwischen Hersteller des defekten Zulieferteiles oder Automobilhersteller. Für den Autokäufer ist der alleinige Ansprechpartner der Automobilhersteller. Somit hat die Absicherung der Qualität von Automobil- Zulieferteilen höchsten Stellenwert. Um die Qualität der Zulieferungen abzusichern, ist eine ganze Reihe der unter "Beschaffung" angeführten Verfahren gängig. Ein "elementares" Verfahren besteht jedoch darin, vor Einbau eines Zulieferteies, -stoffes oder -materials dieses anhand einer geringen Stückzahl (Bemusterung) eingehend zu überprüfen. Vergleiche hierzu auch "Lieferantenbeurteilung".

    ABC/ RSU-Analyse

    Am Anfang der ABC Analyse steht die Suche nach geeigneten Kriterien, um die Vor-, Teil- und Fertigerzeugnisse nach ihrer Bedeutung zu sortieren. Ziel der RSU- (oder XYZ-Analyse) ist, Informationen über den zeitlichen Verlauf des Verbrauches von Teilen oder Gruppen und die Genauigkeit der Vorhersage dieses Verbrauchs zu erhalten. WEBER unterscheidet die drei Gruppen (WEBER [1], S.30 ff.):

    • R= Regelmäßiger Verbrauch
    • S = Schwankender Verbrauch
    • U = Unregelmäßiger Verbrauch

    RSU-Analysen

    Nach der VDA sind Bedarfsschwankungen von +-10% bereits als stark schwankend einzustufen [ ]. Für Just-In-Time-Lieferungen kommen hauptsächlich Verbrauchsgüter des Typs R, jedoch kaum solche des Typs S und U in Frage (WEBER [1], S.30).

    Logistik: Durch die ABC-Analyse werden Informationen über die Bedeutung der Zulieferteile gewonnen, die RSU-Analyse gibt Auskunft über die Bedarfsschwankungen dieser Teile (WEBER [1], S.32 ff.).

    Hinsichtlich der Lagerhaltung ergeben sich folgende Unterscheidungen:

    • Typ A: Einlagerung nach Sachnummern in einen zentralen Lagerbereich; Ein Bereitstellager an der Fertigungslinie ist notwendig.
    • Typ B: Die Einlagerung erfolgt ebenfalls in ein Zentrallager, jedoch nach Aufträgen geordnet, wodurch das Bereitstellungslager überflüssig wird.
    • Typ C: Die Einlagerung erfolgt direkt am Verbrauchsort, nach Aufträgen kommissioniert.

    Erstbemusterungen

    Verwendungsklassen: Man kann die festgeschriebenen Beschaffungsverfahren von sogenannten Verwendungsklassen abhängig machen. Zu Beginn erfolgt eine einmalige Einstufung oder Festlegung aller Artikel in Verwendungsklassen. Mit Hilfe dieser Klassen, welche in der Teilenummer codiert enthalten sind und die wertvolle Hinweise enthalten (z.B. Hinweise zur Lieferdauer, Handhabung, Rückverfolgbarkeit, Lagerung, Entsorgung, Beschaffungszeitaufwand usw.), kann bereits der Einkauf erkennen, um welches Produkt es sich handelt und welches Beschaffungsverfahren zu wählen ist. Nachstehend erfolgt eine Auflistung möglicher Verwendungsklassen:

    1. Produkt vollkommen unkritisch;
    2. Im Fehlerfalle geringfügige Konsequenz beim Kunden, jedoch funktionsrelevant
    3. Nicht besetzt
    4. Produkt mit dokumentationspflichtigen Merkmalen
    5. Produkt ist Sicherheitsrelevant
    6. Bestehende Sondervereinbarung

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    Literaturhinweise

    1. Weber,M.: "Qualitätssicherung bei produktionssynchroner Zulieferung dargestellt am Beispiel der Automobilindustrie", Dissertation, eingereicht im März 1991 an der Fakultät für Maschinenbau der TU Graz (25.000/2346/A Bibliothek der TU Graz)
    2. DGQ:"QM-Systeme im Kabel-/Leitungstiefbau, ein Leitfaden", Verlags- und Wirtschaftsgesellschaft der Elektrizitätswerke m.b.H-VWEW, Frankfurt a. Main, 1995, gemeinsam mit der DGQ, und der GBT-Gesellschaft für Bauqualität und Technik, 1995
    3. Schilling, W.:"Einkauf Heute und Morgen- Beschaffungspolitik im Elektrizitätswerk", Bulletin SEV/VSE 2/95 S.49ff


    Weiterführende Literatur

    • Popp, K.:"Die Qualitätssicherungsvereinbarung; Fehler und Fallen in ship-to-stock- und just-in-time-Verträgen",Carl Hanser Verlag München, Wien, 1992