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Dokumentenlenkung

Link zu Systemnormen zur Dokumentenlenkung
Link zur Fertigungsdokumentation

Ziel u. Zweck: Eine Verfahrensbeschreibung aller Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Dokumente ordnungsgemäß erstellt, geprüft, genehmigt, verteilt, geändert, überwacht und archiviert werden. Die in Frage kommenden Dokumente sind in erster Linie Dokumente des Qualitätsmanagements, aber auch technische Produktdokumentationen mit Qualitätsrelevanz (z.B. Spezifikationen, Prozessbeschreibungen, Gebrauchsanleitungen usw.) sowie im weiteren Sinne auch Qualitätsdaten. Struktur, Bezeichnung und Behandlung sind festzulegen, wie Verantwortung und Erstellung, Freigabe und Durchführungsort, Verteilung und Einzug von Dokumenten sowie Aufbewahrungsort und Aufbewahrungsart. Damit wird sichergestellt, dass bei allen Tätigkeiten und Abläufen, die für eine wirksame Funktion des QM-Systems wesentlich sind, gültige Arbeitsunterlagen zur Verfügung stehen. Die Behandlung aller qualitätsrelevanten Dokumente eines Unternehmens wird in diesem Kapitel festgelegt (WITTIG [3], S.63).

Änderungsdienst in der Dokumentenlenkung

Weiters zu regeln sind die Herausgabe von Dokumenten für Design-/Prozeßvarianten und Änderungen.

Die Dokumentenlenkung gilt sowohl für alle "Qualitätsaufzeichnungen" (Dokumente zum Zwecke der Nachweisführung, Darlegung) als auch für die geamte "Technische Produktdokumentation" inklusive aller varianten.

  • Genehmigung und Herausgabe von neuen Dokumenten und Daten (Komplette Neuentwicklung oder Variantenentwicklung) und
  • Genehmigung und Herausgabe von Änderungen/ Modifikationen von Dokumenten und Daten

Hinweis: Dokumentenlenkung ist bei jedem Audit ei Thema. Durch die heute meist elektronische Verteilung hat sich hier vieles verbessert, vereinfacht und die Frage, ob immer die neueste Ausgabe aufliegt, wird elektronisch praktisch von alleine sichergestellt.

Bei umfangreichen Dokumentationen und Datenmengen werden "einfache" Ablagesysteme schnell unübersichtlich. Hier sind Dokumentenmanagementsysteme eine Abhilfe.

Verfahrensanweisung: Es ist sinnvoll, diese Abläufe, Zuständigkeiten, Schnittstellen, Erstellung, Freigabe und Änderungsdienst in einer eigenen Verfahrensanweisung zu regeln.

Dokumentenmatrix (WITTIG [3], S.64): Die qualitätsrelevanten Dokumente eines Unternehmens werden sinnvollerweise in einer Dokumentenmatrix übersichtlich zusammenstellt. Darin können Verwendungszweck, Verwendungsbereich, erstellender Bereich, Verantwortlichkeiten, Freigabestelle, Ausgabestatus bei Änderungen, Ausgabeort, Ausgabestelle, Aufbewahrungsort, und der Verteiler mit dokumentiertem Änderungsdienst (Austauschvermerken, dokumentiertet Verteiler) mit gegebener Rückverfolgbarkeit angeführt werden.

Man unterscheidet verschiedene Arten von Dokumentationen. Grundsätzlich wird zwischen Systemdokumentation und Dokumenten wie Vertragsunterlagen, technischen (Produkt-)Spezifikationen, Prüfanweisungen, Qualitätsberichten und Qualitätsnachweisen (Qualifikationsunterlagen, Auditberichte) Checklisten usw. unterschieden (DGQ [1], S.16).

Die Systemdokumentation beinhaltet alle innerhalb des QM-Systems verwendeten Unterlagen einschließlich der Organigramme und der Beschreibung der Verantwortlichkeiten. Vorgehensweise und Ablaufplanung in einem Unternehmen müssen zur Erfüllung eines definierten Qualitätsniveaus geplant und entsprechend dokumentiert werden, um nachprüfbar und übersichtlich zu sein. Eine ausreichende Systemdokumentation hat unternehmensintern den Vorteil einer klaren Regelung von Zuständigkeiten, Befugnissen und Abläufen und soll derart Mißverständnisse, Frustrationen und Doppelarbeit vermeiden.

Unternehmensextern können sich Kunden vom Vorhandensein dokumentierter Strukturen überzeugen. Hinsichtlich Produkthaftungsfragen soll die Systemdokumentation zum lückenlosen Nachweis der Wahrnehmung unternehmerischer Sorgfaltspflichten dienen. Zur Systemdokumentation gehören auch das QM-Handbuch sowie alle Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen.

Technische Spezifikationen beschreiben die technischen Forderungen an ein Produkt oder Material, sodass sie ihren durch den Auftraggeber festgelegten Verwendungszweck erfüllen. Technische Spezifikation von einer anerkannten Normenorganisation zur wiederholten oder ständigen Anwendung angenommen, so handelt es sich um eine (technische) Norm. Technische Spezifikationen der Auftraggeber nehmen soweit wie möglich auf Normen Bezug, ergänzen diese jedoch durch unternehmensspezifische Festlegungen.

Alle Dokumente, Verfahrensanweisungen und internen Richtlinien sind zu ermitteln, zu prüfen und freizugeben. Folgende Gliederung der Dokumentation ist weiters sinnvoll:

Dokumentationsfreigabe: Die zu erstellenden Unterlagen sind unter Beachtung gesetzlicher und technischer Regelungen, betrieblicher Erfordernisse und nach den Festlegungen des Auftraggebers abzufassen. Die Prüfung der Dokumente erfolgt grundsätzlich durch den QS-Beauftragten oder die Geschäftsleitung. Unterlagen, die bei der Prüfung als nicht ausreichend oder fehlerhaft erkannt wurden, sind zu überarbeiten und erst dann freizugeben. Die Freigabe eines Dokumentes ist auf diesem deutlich erkennbar zu machen.

Freigabe von Dokumentations-Änderungen: Ein systematisierter Änderungsdienst für Dokumente ist einzurichten. Die Änderungen selbst haben nach dem gleichen Verfahren wie die Freigabe und Verteilung zu erfolgen. Der Änderungsstand der Dokumente sind auf den Unterlagen festzuhalten. Ungültige bzw. überholte Dokumente sind dokumentiert und samt allen vorhandenen Kopien zu beseitigen (DGQ [1], S.29).

Die Arbeitsteiligkeit bei Serienarbeit und die dabei häufig übliche Beschäftigung von angelerntem, unqualifiziertem Personal erfordert einen erhöhten Dokumentationsaufwand. Eine Überprüfung der Dokumente auf Richtigkeit und Angemessenheit und Genehmigung durch kompetentes Personal vor deren Herausgabe ist erforderlich. Weiters erfolgt eine Sicherstellung, dass die zutreffenden Ausgaben der einschlägigen Dokumente dort verfügbar sind, wo die beschriebenen Tätigkeiten durchgeführt werden sowie, dass überholte Dokumente überall nachweislich entfernt werden. Änderungen/ Modifikationen von Dokumenten sollen durch die selben Stellen und die selben Prozeduren erfolgen wie für neue Dokumente festgelegt ist. Weiters muss die Art der Änderungen in den Dokumenten oder Anlagen erkennbar sein z.B. durch eine Auflistung der durchgeführten Änderungen; nach einer gewissen Anzahl an Änderungen sind die Dokumente zu erneuern.

EDV-mäßige Behandlung der Dokumente eines Qualitätsmanagementsystems: Nicht nur die reine Erstellung, sondern auch die Verteilung, der Änderungsdienst usw. lassen sich mittels geeigneter EDV bestens lösen. Ansätze für einen vernünftigen EDV-Aufwand bei kleinen mittelständischen, aber auch bei Großbetrieben mit entsprechenden Vergleichen finden sich bei KARSTEDT [2].

Beispiele für die Lenkung der Dokumente/ Dokumentenerstellung hier.


Quellenhinweise

  1. DGQ:"QM-Systeme im Kabel-/Leitungstiefbau, ein Leitfaden", Verlags- und Wirtschaftsgesellschaft der Elektrizitätswerke m.b.H-VWEW, Frankfurt a. Main, 1995, gemeinsam mit der DGQ, und der GBT-Gesellschaft für Bauqualität und Technik, 1995
  2. Karstedt, K.: "Wo der Computer nutzt- Unterstützung bei Aufbau und Pflege von Qualitätsmanagementsystemen", QZ 41, 1996, Heft 3, S.290 bis 293
  3. Wittig, K.J.:"Qualitätsmanagement in der Praxis; DIN-ISO 9000, Lean Production, Total Quality Management, Einführung eines QM-Systems im Unternehmen", B.G.Teubner Verlag Stuttgart

Weiterführende Literatur

  • Danzer, H.H.: "Qualitätsmanagement im Verdrängungswettbewerb" TAW-Verlag Wuppertal ISBN 3-930526-01-8 und Verlag Industrielle Organisation Zürich 1995 ISBN 3-85743-979-3
  • Geiger, W.:"Qualitätslehre, Einführung, Systematik, Terminologie", 2.Auflage, Vieweg Verlag, 1994 (aktuell neuere Auflage erhältlich)
  • Masing, W.:"Handbuch der Qualitätssicherung", Herausgeber Prof. Masing, 2.Auflage, Carl Hanser Verlag München Wien, 1988 (aktuell neuere Auflage erhältlich)