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Fertigungsdokumente

Ziel u. Zweck: Fertigungsdokumente aller Art müssen ordnungsgemäß erstellt, geprüft, genehmigt, verteilt, geändert, überwacht und archiviert werden. Die in Frage kommenden Dokumente sind in erster Linie Dokumente des Qualitätsmanagements, aber auch technische Produktdokumentationen mit Qualitätsrelevanz (z.B. Spezifikationen, Prozessbeschreibungen, Gebrauchsanleitungen usw.) sowie im weiteren Sinne auch Qualitätsdaten. Struktur, Bezeichnung und Behandlung sind festzulegen, wie Verantwortung und Erstellung, Freigabe und Durchführungsort, Verteilung und Einzug von Dokumenten sowie Aufbewahrungsort und Aufbewahrungsart. Damit wird sichergestellt, dass bei allen Tätigkeiten und Abläufen, die für eine wirksame Funktion des QM-Systems wesentlich sind, gültige Arbeitsunterlagen zur Verfügung stehen. Die Behandlung aller qualitätsrelevanten Dokumente eines Unternehmens wird in diesem Kapitel festgelegt (WITTIG, [3], S.63). Weiters zu regeln sind die Herausgabe von Dokumenten für Design-/Prozessvarianten und Änderungen.

Hinweis: Dieser Punkt der "Dokumentenlenkung" wird heute in den allermeisten Unternehmen bereits gut erfüllt. Besonders hilfreich hat sich hierfür der elektronische Zugriff auf Netzwerke erwiesen (ersetzt vielfach die füher üblichen Papierkopien). Bei elektronischer Dokumentenverwaltung in Netzwerken erübrigt sich automatisch die Frage nach der Verwendung veralteter bzw. überholter Dokumente.

Hierarchie der Fertigungsdokumente:

  • Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen (übergeordnet)
  • Arbeitsanweisungen (aufbereitet für den unmittelbaren Arbeitsplatz)
  • Qualitätsaufzeichnungen/ Fertigungsdokumentation (Qualitätsnachweis, Darlegung für Kunden)

    Dokumentenmatrix :
    Die qualitätsrelevanten Dokumente eines Unternehmens werden sinnvollerweise in einer Dokumentenmatrix übersichtlich zusammenstellt. Darin können Verwendungszweck, Verwendungsbereich, erstellender Bereich, Verantwortlichkeiten, Freigabestelle, Ausgabestatus bei Änderungen, Ausgabeort, Ausgabestelle, Aufbewahrungsort, und der Verteiler mit dokumentiertem Änderungsdienst (Austauschvermerken, dokumentiertet Verteiler) mit gegebener Rückverfolgbarkeit angeführt werden (WITTIG [3], S.64).

    Man unterscheidet verschiedene Arten von Dokumentationen in der Fertigung. Grundsätzlich wird zwischen

    unterschieden (DGQ [1], S.16).

    Die Systemdokumentation beinhaltet alle innerhalb des QM-Systems verwendeten Unterlagen einschließlich der Organigramme und der Beschreibung der Verantwortlichkeiten. Vorgehensweise und Ablaufplanung in einem Unternehmen müssen zur Erfüllung eines definierten Qualitätsniveaus geplant und entsprechend dokumentiert werden, um nachprüfbar und übersichtlich zu sein. Eine ausreichende Systemdokumentation hat unternehmensintern den Vorteil einer klaren Regelung von Zuständigkeiten, Befugnissen und Abläufen und soll derart Mißverständnisse, Frustrationen und Doppelarbeit vermeiden.

    Unternehmensextern können sich Kunden vom Vorhandensein dokumentierter Strukturen überzeugen. Hinsichtlich Produkthaftungsfragen soll die Systemdokumentation zum lückenlosen Nachweis der Wahrnehmung unternehmerischer Sorgfaltspflichten dienen. Zur Systemdokumentation gehören auch das QM-Handbuch sowie alle Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen.

    Alle Dokumente, Verfahrensanweisungen und internen Richtlinien sind zu ermitteln, zu prüfen und freizugeben.

    Folgende Gliederung der Dokumentation ist weiters sinnvoll:

    Die Arbeitsteiligkeit bei Serienarbeit und die dabei häufig übliche Beschäftigung von angelerntem, unqualifiziertem Personal erfordert einen erhöhten Dokumentationsaufwand. Eine Überprüfung der Dokumente auf Richtigkeit und Angemessenheit und Genehmigung durch kompetentes Personal vor deren Herausgabe ist erforderlich. Weiters erfolgt eine Sicherstellung, dass die zutreffenden Ausgaben der einschlägigen Dokumente dort verfügbar sind, wo die beschriebenen Tätigkeiten durchgeführt werden sowie, dass überholte Dokumente überall nachweislich entfernt werden. Änderungen/ Modifikationen von Dokumenten sollen durch die selben Stellen und die selben Prozeduren erfolgen wie für neue Dokumente festgelegt ist. Weiters muss die Art der Änderungen in den Dokumenten oder Anlagen erkennbar sein z.B. durch eine Auflistung der durchgeführten Änderungen; nach einer gewissen Anzahl an Änderungen sind die Dokumente zu erneuern.

    EDV-mäßige Behandlung der Dokumente eines Qualitätsmanagementsystems: Nicht nur die reine Erstellung, sondern auch die Verteilung, der Änderungsdienst usw. lassen sich mittels geeigneter EDV bestens lösen. Ansätze für einen vernünftigen EDV-Aufwand bei kleinen mittelständischen, aber auch bei Großbetrieben mit entsprechenden Vergleichen finden sich bei KARSTEDT [2].

    Fragen im Zusammenhang mit der Erstellung und dem Umgang mit den erforderlichen Dokumentationen und Arbeitsunterlagen nennt man Dokumentenlenkung. Näheres dazu finden Sie hier.


    Quellenhinweise

    1. DGQ:"QM-Systeme im Kabel-/Leitungstiefbau, ein Leitfaden", Verlags- und Wirtschaftsgesellschaft der Elektrizitätswerke m.b.H-VWEW, Frankfurt a. Main, 1995, gemeinsam mit der DGQ, und der GBT-Gesellschaft für Bauqualität und Technik, 1995
    2. Karstedt, K.: "Wo der Computer nutzt- Unterstützung bei Aufbau und Pflege von Qualitätsmanagementsystemen", QZ 41, 1996, Heft 3, S.290 bis 293
    3. Wittig, K.J.:"Qualitätsmanagement in der Praxis; DIN-ISO 9000, Lean Production, Total Quality Management, Einführung eines QM-Systems im Unternehmen", B.G.Teubner Verlag Stuttgart

    Weiterführende Literatur

  • Danzer, H.H.: "Qualitätsmanagement im Verdrängungswettbewerb" TAW-Verlag Wuppertal ISBN 3-930526-01-8 und Verlag Industrielle Organisation Zürich 1995 ISBN 3-85743-979-3
  • Geiger, W.:"Qualitätslehre, Einführung, Systematik, Terminologie", 2.Auflage, Vieweg Verlag, 1994 (aktuell neuere Auflage erhältlich)
  • Maurer,K.: "PRA-Produkt Risiko Analyse", Dissertation an der TU Graz 1994, Fak.f.Maschinenbau, Inst.Fertigungstechnik
  • Maurer,K.: "PRA-Produkt Risiko Analyse- Qualität im Produkt-Design", Inst.Fertigungstechnik der TU Graz 1994
  • Masing, W.:"Handbuch der Qualitätssicherung", Herausgeber Prof. Masing, 2.Auflage, Carl Hanser Verlag München Wien, 1988 (aktuell neuere Auflage erhältlich)